Suomen kansallisooppera ja -baletti suojaa työnhakijoidensa henkilötietoja ja noudattaa toiminnassaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, tietosuojalakia, lakia yksityisyyden suojasta työelämässä, muuta asiaankuuluvaa lainsäädäntöä sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä.

Tämä tiedote kuvaa henkilötietojesi käsittelyä, jos olet hakenut Suomen kansallisooppera ja -baletin avoinna ollutta tehtävää tai lähettänyt meille avoimen hakemuksen. Kerromme myös tarkemmin siitä, miten voit käyttää lakisääteisiä rekisteröidyn oikeuksiasi ja saada tarvittaessa lisätietoja tietojesi käsittelystä.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjänä toimii Suomen kansallisooppera ja -baletti sr. Yksityisyydensuojaan liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja[at]opera.fi tai postitse Suomen kansallisooppera ja -baletti sr, PL 176, 00251 Helsinki tai puhelimitse 09 403021 (keskus).

Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojasi käsitellään rekrytointiprosessin hoitamista varten, kuten työhakemusten käsittelemiseksi, prosessista tiedottamiseksi, työhaastatteluiden järjestämiseksi sekä työntekijän valinnassa.  Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen. Hakijan soveltuvuusarviointi tehdään tarvittaessa viimeisen vaiheen työnhakijakandidaatille, ja se perustuu hakijan antamaan suostumukseen. Työnhakijalla on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn.

Mitä henkilötietoja käsittelemme rekrytoinnissa?

Henkilötiedoillasi tarkoitetaan kaikkea sellaista tietoa, joka on yhdistettävissä sinuun tai jonka avulla sinut voidaan tunnistaa.

Käsittelemme sinusta nimi- ja yhteystietoja sekä tietoja koulutuksestasi, aikaisemmasta työkokemuksestasi sekä erityisosaamisestasi. Mikäli hakemasi työtehtävä sitä edellyttää, voimme käsitellä myös esimerkiksi videotallenteita (laulajat ja tanssijat).

Mikäli rekrytointiprosessin yhteydessä tehdään henkilö- tai soveltuvuusarviointeja, käsittelemme niiden pohjalta laadittuja kirjallisia raportteja.

Voit myös antaa meille tiedot mahdollisista suosittelijoistasi tai lähteistä, joista voimme saada sinusta lisätietoja. Hankimme sinusta lisätietoja muista lähteistä ainoastaan antamaasi suostumukseen perustuen.

Mistä lähteistä tiedot saadaan?

Saamme työnhakijaa koskeva henkilötiedot pääasiassa hakijalta itseltään. Tietyissä tilanteissa, työnhakijan suostumuksella tai lainsäädännön muuten salliessa, voimme kerätä tietoja myös muista lähteistä, kuten hakijan ilmoittamilta suosittelijoilta ja soveltuvuusarviointia suorittavalta palveluntarjoajalta. Mikäli hakemuksesi sisältää linkkejä ulkoisille sinusta kertoville sivuille, voimme vierailla myös tällaisilla sivuilla ja saada niistä sinua koskevia lisätietoja.

Miten henkilötietoja käsitellään työnhakuprosessin aikana?

Suomen kansallisooppera ja -baletti huolehtii siitä, että vain sellaisilla henkilöillä on pääsy henkilötietoihisi, joiden on päästävä käsittelemään niitä työtehtäviensä hoitamiseksi. Tällaisia tahoja ovat henkilöstöhallinnon työntekijät ja muut rekrytointiprosessiin osallistuvat henkilöt, kuten esihenkilö.

Mille tahoille henkilötietojasi siirretään tai luovutetaan?

Henkilötietojasi käsitellään rekrytointiin liittyen ulkopuolisen palveluntarjoajan Lyyti Oy:n toimittamassa järjestelmässä. Lyyti Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä Suomen kansallisoopperan ja -baletin ohjeiden mukaisesti ja sen määrittelemiin tarkoituksiin.

Suomen kansallisooppera ja -baletti voi käyttää rekrytoinnissa apuna myös soveltuvuusarviointi- ja suorahakupalvelujen tarjoajia, joille henkilötietojasi luovutetaan, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi.

Siirretäänkö tietojasi Euroopan ulkopuolelle?

Suomen kansallisooppera ja -baletti käsittelee henkilötietojasi rekrytointiin liittyen vain EU/ETA-alueella. Rekrytointiprosessissa apuna käytettävät soveltuvuusarviointi- ja suorahakupalvelujen tarjoajat voivat toimia itse rekisterinpitäjän roolissa. Rekisterinpitäjänä toimiva palveluntarjoaja on velvollinen informoimaan omasta henkilötietojen käsittelystään sekä mahdollisista siihen liittyvistä tietojen siirroista.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme avoinna olleisiin tehtäviin tulleita hakemuksia kolme vuotta työhönottopäätöksestä. Säilyttämisen peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu varautua mahdollisiin kanteisiin.

Mikäli sinua ei valittu hakemaasi tehtävään, voit halutessasi antaa suostumuksesi tietojesi säilyttämiseen tulevia hakuprosesseja varten kahden vuoden ajaksi. Käsittelyn oikeusperuste on tällöin antamasi suostumus, joka sinun on mahdollista perua milloin tahansa ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja[at]opera.fi.

Avoimia hakemuksia säilytämme kaksi vuotta niiden saapumisesta. Käsittelyn oikeusperuste on hakijan suostumus. Mikäli haluat poistaa tietosi jo aiemmin, voit ilmoittaa siitä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja[at]opera.fi.

Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet käsiteltäviin henkilötietoihisi.

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus tietää, mitä tietoja Suomen kansallisooppera ja -baletti sinusta käsittelee. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista sekä tietojen käsittelyyn liittyvät tarpeelliset tiedot.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus saada itseäsi koskeva virheellinen, vanhentunut tai puutteellinen tieto oikaistuksi tai täydennetyksi.
• Oikeus tietojen poistamiseen: Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus saada itseäsi koskeva tieto poistetuksi. Tämä on mahdollista esimerkiksi silloin, kun henkilötietoja ei enää tarvita siihen käyttötarkoitukseen, mihin ne alun perin kerättiin.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus saada henkilötietojesi käsittely rajoitetuksi siten, että Suomen kansallisoopperalla ja -baletilla on oikeus ainoastaan säilyttää kyseisiä henkilötietoja. Voit esimerkiksi pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista asian tutkinnan ajaksi silloin, jos sinua koskeva tieto ei mielestäsi pidä paikkaansa ja tiedon paikkansa pitävyyttä on tutkittava tarkemmin.
• Oikeus pyytää tiedon siirtoa järjestelmästä toiseen: Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee tietoja, jotka olet itse toimittanut Suomen kansallisooppera ja -baletille, ja jotka on tallennettu sähköiseen tietojärjestelmään. Jos teknisesti mahdollista, rekisterinpitäjän tulee siirtää tietosi suoraan toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus käsittelyn vastustamiseen: Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä, jos käsittely ei perustu lakisääteiseen velvoitteeseen tai sopimukseen.
• Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna: Suomen kansallisooppera ja -baletti ei käytä työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyssä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, tai sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelystä, ole yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja[at]opera.fi tai postitse Suomen kansallisooppera ja -baletti sr, PL 176, 00251 Helsinki.

Mikäli epäilet, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki tai www.tietosuoja.fi.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 11.1.2024